Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO):

Carlos Maiza
Gabelsbergerstr. 20
60389 Frankfurt am Main
E-Mail: info@echoassistent.de
Datenschutzanfragen: datenschutz@echoassistent.de

2. Verarbeitung im Chat-Widget

Wenn Sie unser Chat-Widget nutzen, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten (Name, E-Mail-Adresse) sowie Ihre Chat-Nachrichten, um Ihre Anfrage zu beantworten. Zusätzlich werden technische Metadaten (Browsertyp, Sprache, Zeitzone) erhoben, um den Dienst bereitzustellen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung/Anfragebearbeitung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bereitstellung des Dienstes).

3. Sprachassistent (Telefon)

Bei Nutzung der telefonischen Sprachfunktion wird Ihr Gespräch von einem KI-Assistenten entgegengenommen. Eine Audioaufzeichnung Ihres Gesprächs findet nicht statt. Das Gesprochene wird ausschließlich während des laufenden Gesprächs in Text umgewandelt; die Tonaufnahme selbst wird weder gespeichert noch archiviert. Verarbeitet und gespeichert werden das Transkript, eine Zusammenfassung sowie ggf. ein von Ihnen geäußerter Terminwunsch. Die Sprachverarbeitung erfolgt über die unter Ziffer 5 genannten Dienstleister.

4. KI-gestützte Verarbeitung

Zur automatischen Beantwortung Ihrer Anfragen setzen wir KI-Sprachmodelle ein. Ihre Nachrichten bzw. Transkripte werden hierzu an die unter Ziffer 5 genannten Anbieter übermittelt. Dabei findet eine Übermittlung in die USA statt (siehe Ziffer 6).

5. Eingesetzte Dienstleister (Auftragsverarbeiter)

Wir setzen folgende Dienstleister ein:

• INWX GmbH, Prinzessinnenstraße 30, 10969 Berlin — E-Mail-Hosting unseres Geschäftspostfachs (Deutschland)
• Amazon Web Services EMEA SARL, Luxemburg, gemeinsam mit Amazon Web Services, Inc., USA — Verwaltung von Zugangsschlüsseln (Deutschland, Region Frankfurt)
• Cloudflare, Inc., USA — Objektspeicher; wird seit der Abschaltung der Gesprächsaufzeichnung nicht mehr mit neuen Daten befüllt und nach Löschung der Altbestände entfernt (Speicherort Westeuropa)
• Convex, Inc., USA — Anwendungsdatenbank und Backend-Funktionen (USA)
• Clerk, Inc., USA — Authentifizierung und Nutzerverwaltung; dort werden ausschließlich Zugangsdaten unserer Kundinnen und Kunden verarbeitet, keine Patientendaten (USA)
• Vercel Inc., USA — Hosting von Dashboard und Widget (USA)
• OpenAI Ireland Ltd., Dublin, Irland — KI-Sprachmodelle (Vertragspartner Irland; Verarbeitung überwiegend in den USA)
• Vapi Labs, Inc., USA — Orchestrierung der Telefonie (USA)
• Soniox, Inc., USA — Spracherkennung, eingesetzt als Unterauftragsverarbeiter von Vapi Labs, Inc. (USA/EU)
• Eleven Labs, Inc., USA — Sprachsynthese, eingesetzt über Vapi Labs, Inc. (USA)
• Plus Five Five, Inc. (Resend), USA — Versand von Benachrichtigungs-E-Mails (Versand aus Irland, Speicherung und Verarbeitung in den USA)

Soweit diese Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, erfolgt dies auf Grundlage von Verträgen zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

6. Datenübermittlung in die USA

Ein Teil der genannten Dienstleister verarbeitet Daten in den USA. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage von Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO bzw. – soweit der Anbieter zertifiziert ist – des EU-US Data Privacy Framework.

7. Speicherdauer

Kontakt-Sitzungen laufen automatisch ab und werden regelmäßig gelöscht. Audioaufnahmen entstehen nicht (siehe Ziffer 3); es gibt daher keine Tonaufzeichnungen, die aufbewahrt oder gelöscht werden müssten. Transkripte, Zusammenfassungen und Termindaten bewahren wir zur Bearbeitung Ihres Anliegens auf und löschen sie auf Ihr Verlangen (siehe Ziffer 8) sowie dann, wenn sie für den Zweck nicht mehr erforderlich sind. Betreibt eine Praxis Echo als Auftragsverarbeitung, löschen wir die Daten auf deren Weisung.

8. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Wenden Sie sich dazu an datenschutz@echoassistent.de. Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren — für Hessen: Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Wiesbaden.